KPI؛ شاخص کلیدی عملکرد، ابزاری برای پایش عملکرد سازمان

تعریف KPI:

KPI مخفف کلمه Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد می‌باشد.

به طور ساده می‌توان گفت KPI، روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد و در سطح کلان‌تر عملکرد سازمان و یا یک واحد سازمانی در مقایسه با اهداف کمی و کیفی راهبردی تعیین شده است.

شاخص‌ کلیدی عملکرد، بخشی از یک هدف قابل اندازه‌گیری است که از یک مسیر، شاخص، الگو برداری، هدف و محدوده زمانی ساخته شده است. به عنوان مثال: ” افزایش درآمد توسط هر فروشنده از ده پوند به ۱۵ پوند” در این مثال درآمد توسط هر فروشنده یک شاخص می باشد. این شاخص‌ها نباید با (عوامل موفقیت بحرانی=Critical Success Factor) اشتباه شوند. همانطور که در مثال بالا آمده، عامل موفقیت بحرانی، عواملی هستند که باید از قبل برای دست یافتن به اهداف تعیین شده باشند. به عنوان مثال، جا انداختن محصول در بازار.

مشکلی که بسیاری از مدیران در سازمان‌ها با آن مواجه هستند این است که در حجم وسیعی از داده‌های جمع آوری شده غرق می‌شوند. مدیران اثربخش به خوبی این نکته را درک کرده‌اند که با فهم دقیق ابعاد کلیدی عملکرد شرکت و تعیین KPI دقیق، می‌توان عملکرد شرکت را به طور کارا و مفید تحت کنترل درآورد. مثلا: یک دکتر می‌داند که با سنجش ضربان قلب، فشار خون، کلسترول و … می‌تواند وضعیت سلامت و حال عمومی بیمار خود را در گام اول تشخیص دهد.

شاخص‌های کلیدی عملکرد معمولا به استراتژی سازمان متصل شده‌اند (به عنوان مثال از طریق تکنیک هایی مانند  Balance Score card=کارت ارزیابی متوازن ).

سنجه‌هاي عملکردي، به سه‌ دسته زير تقسيم مي‌گردند:

۱ـ شاخص هاي نتيجه اي کليدي: Key Result Indicators)=KRIs) به شما مي گويد كه عملکرد شما، در يک منظر خاص چگونه بوده‌است.
۲ـ شاخص هاي عملکردي : Performance Indicators)=Pis) به شما مي‌گويد كه چه کاري را بايستي به‌انجام رسانيد.
۳ـ شاخص هاي کليدي عملکرد: Key Performance Indicators)=KPIs) به شما مي‌گويد كه چه کارهايي را بايستي انجام داده تا كارايي سازمان را به‌ صورت چشم‌گيري افزايش دهيد.

چه نیازی به شاخص های کلیدی عملکرد است؟

اگر‌نتوانيم‌ چيزي‌ را‌ اندازه‌گيري‌ كنيم‌ از‌مديريت‌ آن‌ عاجز‌ خواهيم‌ بود.

چگونه از شاخص های کلیدی عملکرد استفاده کنیم؟

ابتدا‌بايستي‌ استراتژي‌ سازمان‌ تعريف‌ شود‌ و‌ سپس‌ بين‌ شاخص‌هاي‌ كليدي‌ عملکرد‌ و‌ استراتژي‌ سازمان‌ ارتباط‌ برقرار‌نمود.

مراحل تدوین نقشه استراتژی بعنوان پیش نیاز تعیین شاخص کلیدی عملکرد:

• رسالت سازمان: هسته ی وجودی سازمان
• چشم انداز سازمان: جایی ایده آل در آینده که دوست داریم به آنجا برسیم.
• استراتژی سازمان: چگونه میخواهیم به چشم اندازها برسیم.
• اهداف
• عوامل حیاتی موفقیت: چه ناحیه هایی رو باید بیشتر بهشون توجه شود.
• شاخص های کلیدی عملکرد
• اقدامات

مهم ترین شاخص های کلیدی عملکرد:

حرف آخر:

اگر هدف یک شرکت کسب سود بیشتر است، شاخص‌های آن می‌تواند میزان رشد فروش در بازه‌های زمانی مطلوب، حاشیه سود و میزان هزینه‌های اجرایی و … می‎‌‌باشد. اگر هدف یک سازمان جذب مشتری جدید و ایجاد یک برند خوب می‌باشد، باید میزان آگاهی دیگران و مشتریان از برند را سنجش نماید. اگر یک سازمان بخواهد اطمینان حاصل نماید که کارکنان به خوبی کار می‌کنند، باید عملکرد کارکنان خود را به عنوان یک KPI سنجش نمایند.

چالشی که بسیاری از سازمان‌ها با آن روبه‌رو هستند انتخاب صحیح KPI از میان فهرست هزاران شاخص می‌باشد. انتخاب اشتباه KPI این خطر را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد که آن را در مسیر اشتباهی قرار دهد و آنها را تشویق به حصول چیزی کند که هیچ پیشرفتی برای آنها حاصل نخواهد کرد.

این را به خاطر داشته باشید که دلیل اهمیت KPI، همسویی آن با اهداف راهبردی سازمانی و سنجش آنها می‌باشد و اگر اشتباه انتخاب شوند مخاطره عدم تحقق اهداف سازمانی را به وجود خواهند آورد. در مباحث مربوط به مدیریت راهبردی، به این روش فورموله نمودن استراتژی می‌گویند.

مسئله ای دیگر که بسیاری از سازمان‌ها با آن مواجه هستند، این است که آنها وقت بسیار زیادی برای ایجاد برنامه‌های راهبردی صرف می‌کنند، ولی فرصتی برای فرموله کردن این برنامه‌های راهبردی به اهداف کمی قابل تحقق و محصولات ملموس نمی‌گذارند. با فرموله کردن دقیق برنامه راهبردی که عموما کلیات و اهداف کیفی کلان را شامل می‌شود، به اهداف، محصولات، پروژه‌های کوچک، قابل تحقق و قابل سنجش به راحتی می‌توان KPI اثربخش، همسو با برنامه راهبردی کلان سازمان ایجاد نمود.