نظام آراستگی 5S چیست؟

نظام آراستگی 5S چیست ؟

این نظام نخستین بار توسط ژاپنی ها به اجرا در آمد و نام این نظام هم تشکیل شده از پنج S است که در ادامه به تشریح آن ها  خواهیم پرداخت. 5S یا نظام آراستگی منجر به پیشگیری از حوادث و افزایش بهره وری می گردد. شاید بهتر باشد بگوییم هدف نهایی 5S پیشگیری از اتلاف است. قبل شروع بحث بهتر است یه این نکته اشاره شود که

5S پیش شرط اجرای موفقیت آمیز سایر سیستم ها  و مدلها می باشد و مزیت آن این است که در همه جا قابل پیاده سازی است.

در محیط هایی که بااجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند، اشیا زاید و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امر تا حد زیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد. اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه و بهداشتی رافراهم می آورد و از همه مهم تر تلاش برای ایجاد عادت های صحیح درکارکنان مهم ترین عامل درتحقق محیط های آراسته است و این مهم دراجرای بند پنجم حاصل خواهدشد. قبل از ارجای نظام آراستگی 5s

پیشینه

شروع چنین حرکتی را به ژاپن نسبت می دهند اما امروزه بسیاری از کشور ها، این نظام را به اجرا در آورده اند. به ویژه کشور سنگاپور که نظام آراستگی را به عنوان یک نهضت ملی شروع کرده است.
سيستمي تحت عنوان 5S، براي اولين بار بعد از جنگ جهاني دوم، در ژاپن شكل گرفت. ولي ايده اوليه اين سيستم، ژاپني نمي باشد. ژاپني ها با الگو برداري از برخي صنايع آمريكايي و اروپايي و پس از توسعه و سيستماتيك نمودن آن،  اين 5S  را ارايه نمودند.
الگوهاي اوليه اي كه مورد استفاده ژاپني ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنايع آمريكايي و اروپايي مي باشد.

دسته اول صنايعي مي باشند كه رعايت بهداشت، تميزي و نظم از زير ساختهاي اساسي آن مي باشد، مانند صنايع بهداشتي و دارويي يا صنايع ميكروالكترونيك كه عموما نيازمند محيطي تحت عنوان اتاق تميز يا  ” Clean Room ” مي باشند.
دسته دوم سازمانهاي خدماتي مانند هتل ها، سوپر ماركتها، كتابخانه ها و مراكز تفريحي را در بر مي گيرد. در اين سازمانها، مشتري با محيط سازمان تماس مستقيم و نزديك دارد. حساسيت بالاي مشتريان اينگونه از سازمانها به تميزي، نظم و سرعت پاسخگويي به  خواسته هايشان، موجب مي شود كه اين سازمانها براي بقا و رقابت ناچار باشند كه اصول خاصي را رعايت نمايند.

بطور كلي در آمريكا رعايت اينگونه از اصول (چه اجبار قانوني باشد و چه الزام عرفي و صنفي) در زمينه هايي كه مرتبط با بهداشت و سلامتي انسانها مي باشد، ” خانه داري خوب .. يا “Good House Keeping” ناميده مي شود.
دسته سوم شامل سازمانهاي پيشرويي مي باشند كه به اهميت مباحثي مانند انسان-ماشين، انسان–كار و انسان–محيط توجه خاصي نموده و تلاش نموده اند كه ارتباطي منطقي و سالم بين ” انسان-ماشين-كار ” پديد آورند.

عبارت « پنج اس » 5S  براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:
ساماندهی Seiri
پاكیزه سازی Seiso
نظم و ترتیب Seiton
استانداردسازی Sekitsu
انضباط Shitsuke
در ادامه مبانی و اصول هر یك از پنج واژه 5S شرح داده می‌شود:

1- ساماندهی (سازماندهی ، تفكیك و تعمیر  یا  Seiri)

ساماندهی Seiri

در دیدگاه 5S، ساماندهی عبارت است از نظم دادن به كلیه اجزای یك سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه «پنج اس» ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه « پنج اس »، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا كردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

–  تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن، تفكیك فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش ).
– اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم (دور ریختن برگهای زائد).

2- نظم و ترتیب (Seiton)

نظم و ترتیب Seitonدر دیدگاه 5S،  نظم و ترتیب عبارت است قرار دادن اشیاء در مكانهای مناسب و مرتب به نحوی كه بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده كرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بكار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را كه قبلا در “اس اول”  شناسایی نموده و كاركرد هر یك از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مكان به بهترین طریق ممكن و امكان دسترسی به آن با حداكثر سرعت (زیر 30 ثانیه).

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

– اشیایی را كه غالباً استفاده می كنیم، در محل كار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
– اشیایی را كه به ندرت استفاده می كنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری كه سوابق كاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از كتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن كتابها و جزوات و دستورالعملها)
– برچسب گذاری و شناسایی كلیه زونكنها، فایلها، قفسه ها (برچسب گذاری فایلها به نحوی كه نشان دهنده محتویات آن باشد)
– استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از كازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا كارهای در دست اجرا).
– آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بایگانی، مرتب كردن اقلام و وسائلی كه روزانه با آن سر و كار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز كار در هنگام ترك محل كار)
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد ( تابلو های مشخص كننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شركت، طراحی جانمایی میز كاری افراد)
– نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات (نصب پلاكاردهای تبلیغاتی شركت در جاهای مناسب).
– طراحی اعلانات به نحوی كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن)

3- پاكیزه سازی (Seiso)

پاکیزه سازی Seisoدر دیدگاه 5S پاكیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاكیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاكیزگی محیط كار برای حذف آلودگی مورد تأكید در این بخش از نظام «پنج اس» قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مكانها لزوماً باید بسیار پاكیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند؛ بنابراین لازم است كه آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود كه پاكیزه سازی تنها تمیز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نیست بلكه پاكیزه سازی امكان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از كثیفی و پاكیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا كنترل آلودگی و یادآوری این نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانیم.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاكیزگی محل كار (حفظ نظافت و پاكیزگی محیط كار هر یك از پرسنل، پاكیزگی و نظافت البسه پرسنل)
– انجام بازبینی و پاكیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
– شناسایی و رفع خرابیهایی كه در اثر نشتی ها، فرسایش ها، ترك ها و غیره بوجود آمده است.
– شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا كنترل آن
– تمیز كردن محل كار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی كننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز كردن هر چیز بلافاصله بعداز كثیف شدن)
– حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته)
– پاكیزه كردن محلهایی كه از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، كشوها و…)

4- استانداردسازی (Seikitsu)

استاندارد سازی Seiketsuدر دیدگاه 5S ، استانداردسازی عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم، ترتیب و پاكیزگی. تاكید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است كه با استفاده از چك لیستهای مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط كار را به نحوی استاندارد و كنترل نماید كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– بازبینی دوره ای (تشكیل كمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
– استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشاندهنده جهت و راهنما ).
– علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار كاركرد بالا )
– علایم مربوط به تجهیزات خاموش كننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار كشیدن ممنوع ).
– تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای كاری برای استفاده از تجهیزات ویژه ).
– برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و كنترل برای آنها)
– تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
– تشكیل جلسات كمیته راهبری، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف 5S
– فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب كردن و تمیز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یك معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شركت و اختصاص یكی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاكیزگی محل كار )

 

5- انضباط ( Shitsuke )

انظباط Shitsukeدر دیدگاه 5S، انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این كار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام كار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تكرار و تمرین انجام یك كار است. مثلاً كاملاً ضروری است كه رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یك عادت درست درآید.

 

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط )
– تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات )
–  توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای كار مناسب در اداره و یا سازمان )

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *