اقدامات لازم برای پیاده سازی 5S

گام نخست پیاده سازی 5S – تعریف مسولیتها:

در گام اول  پیاده سازی 5S تعیین می شود که که هر یک از مسئولیتها بر عهده کدام یک از بخشهای سازمان می باشد.

گام دوم پیاده سازی 5S – تشکیل کمیته 5S:

اعضای کمیته 5S به این صورت انتخاب میشوند: از هر بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل فعالیت خود می شود و در ضمن یک نفر بعنوان دبیر کمیته مسئول انجام کارهای اداری می شود.

گام سوم پیاده سازی 5S – اجرا:

این گام معمولا شامل پنج فاز می باشد.

فاز اول گام اجرای پیاده سازی 5S:لیست برداری

در فاز اول هر فرد با توجه به محل کار خود لیستی از کلیه اقلام موجود و همچنین ضروری و غیر ضروری بودن هر یک را مشخص کرده و در فرمی به نام فرم اقلام موجود وارد می کند.
سپس کار تفکیک اقلام صورت می گیرد. قسمتی از محل کار بعنوان اقلام غیر ضروری تعیین می شود و اقلام تا تعیین تکلیف اقلام غیر ضروری (دور ریختن،تعمیر،فروش و…) در آن محل باقی می مانند.

فاز دوم گام اجرای پیاده سازی5S: نظم وترتیب

پس از تعیین تکلیف اقلام ضروري و غیر ضروري، دسته بندي اقلام ضروري بر اساس ماهیت تواتر نیاز صورت می پذیرد.

در مرتب سازي و اجراي فاز نظم و ترتیب به نکات زیر توجه میشود :

•    براي انبار کردن و ذخیره کردن اقلام ، از روش اولین  وارده اولین صادره (FIFO) استفاده گردد.
•    براي هریک از اقلام، مکان مشخصی در نظر گرفته شود.
•    کالا ها، اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به صورت سیستماتیک برچسب گذاري شود.
•    اقلام و اشیاء طوري قرار گیرد که با صرف حداقل زمان ممکن، قابل دسترسی باشد.
•    اقلام و اشیاء طوري قرار گیرد که به آسانی قابل دسترسی باشد.
•    وسایل و ابزار ویژه و خاص از وسایل عادي مجزا نگهداري شوند.
•    ابزار و وسایلی که مرتبا مورد استفاده قرار می گیرند در نزدیکی کاربران قرار گیرد.
همچنین فعالیتهاي زیر براي اجراي کامل این فاز می بایست صورت پذیرد:

برچسب گذاري:
در این مرحله کلیه کازیه هاي هر میز توسط برچسبهاي مخصوص مشخص شده و ترتیب قرار گرفتن نامه ها بر اساس تاریخ آن می باشد.
کلیه اتاقها مجهز به ساعت دیواري (حتی الامکان متحدالشکل) باشد.
– براي وسایل شخصی پرسنل مانند کیف ، چادر، کت و…در هر اتاق مکان مناسبی جهت نگهداري در نظرگرفته شود به طوری که ایجاد مزاحمت براي سایر افراد ننماید.
کلیه زونکن ها از نظر نظم و ساماندهی توسط برچسب مخصوص نامگذاري می شود.

 

فاز سوم گام اجرای پیاده سازی5S: پاکیزه سازي

قبل از مرتب سازي و جایگذاري اقلام ابتدا می بایست نظافت اساسی و پاکیزه سازي اساسی در کل ساختمان صورت پذیرد. پس از انجام پاکیزه سازي کلی و قرارگرفتن اقلام بر سر جاي خود پاکیزه سازي جزیی به صورت برنامه روتین هفتگی صورت خواهد پذیرفت.
پاکیزه سازي کلی:
براي اجراي پاکیزه سازي کلی، محیط کار به صورت کلی ارزیابی و موارد آلودگی، خرابی، شکستگی، نشتی، فرسایش و … شناسایی و اعلام می شود. مسوول انجام ارزیابی محیط توسط کمیته پنج اس مشخص می شود.
فرد یا افراد مسوول اقدام به بازبینی از قسمتهاي مختلف نموده و طی گزارشی موارد خرابی را به این کمیته گزارش می دهد. در جلسه کمیته پنج اس این گزارش بررسی و صورت جلسه اي جهت رفع عیب موارد اساسی مشخص می گردد.
پاکیزه سازي جزیی و روزمره:
گروه خدماتی، به صورت روزمره اقدام به انجام فعالیتهاي پاکیزه سازی  (شامل: سرویس بهداشتی، معابر لوازم اداری و کامپیوترها و … ) جهت حفظ پاکیزگی و نظافت محیط می نمایند.
فاز چهارم گام اجرای پیاده سازی5S  : استاندارد سازي

– براي کلیه اتاقهاي ساختمان کد گذاري یا شماره گذاري صورت گرفته و نام واحد یا اداره توسط تابلویی در بیرون اتاق و کد اتاق بر روي آن شناسایی می شود.
•    کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در محلهاي عمومی نصب میگردد.
•    براي هر کدام از ساختمانها نقشه جانمایی تهیه شده و شماره اتاقها برروي آن مشخص گردیده و در محلهاي عمومی نصب می گردد.
•    کلیۀ موارد و پارامترهاي در نظر گرفته شده در جلسات کمیته راهبري به صورت مستند درآمده و درقالب دستورالعمل اجرایی پنج اس به کلیۀ واحدها ابلاغ می شود.
•    از علائم استاندارد براي علامتگذاري محدوده هاي خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی, تجهیزات با فشار کارکرد بالا … ) ، تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنماي از سیستم اطفاي حریق، تابلوهاي سیگار کشیدن ممنوع …) استفاده می شود.

فاز پنجم گام اجرای پیاده سازی5S: انضباط

ایجاد انضباط و نهادینه کردن آن در مجموعه از طریق آموزش شیوه هاي درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه صورت می پذیرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروي جدي از آنها تحقق می پذیرد.

مشکلات اجرای 5S :

موانع و مشکلات اجرای نظام 5S که عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از:
•    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم
•    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد
•    عدم توجه به تداوم اجرای اصول 5S و بلند مدت بودن اجرای آن
•    ساده انگاشتن نظام 5S  و عدم بررسی عمیق آن
•    تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن
با وجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول 5S با کمک متخصصین و مشاورین کار آمد بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب تر قابل اجرا می باشد.

مزاياي اجرای نظام آراستگي 5S:

•    جلوگيري از انباشته شدن ضايعات
•    افزايش درآمد ناشي از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضايعات صنعتي به علت تفكيك كردن آنها
•    استفاده از قفسه بندي و ارتفاع در چيدمان مواد و صرفه جويي در سطح اشغال محيط كار
•    جلوگيري از آتش سوزي، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و ساير حوادث مشابه در اثر كاهش تراكم مواد زائد و ضايعات و مراقبت از آنها.
•    جلوگيري از دور ريختن مواد، قطعات سالم به همراه ضايعات و زوائد
•    جلوگيري از گم شدن و يا مخفي ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با يكديگر در اثر انباشت نامنظم آنها.
•    سهولت در رفت آمد ليفتراكهاي دستي و ليفتراكها در محيط كار
•    نمايان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگيري از پنهان شدن آنها از چشم
•    جلوگيري از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و ساير مواد به منظور ايجاد ايمني و جلوگيري از ضايع شدن و نيز صرفه جويي در انرژي.
•    پاكيزگي سطح محيط كار و جلوگيري از لغزيدن كاركنان و زمين خوردن آنها و بروز حوادث در حين كار
•    رنگ آميزي مرتب محيط كار و ماشين آلات و نيز تجديد خط كشي ها
•    ايجاد فرهنگ پيشگيري به جاي تعمير
•    رعايت بهداشت، سلامتي و ايمني كاركنان
•    كاهش خستگي و آزردگي هاي ناشي از كار در محيط شلوغ، نامطبوع و حادثه ساز
•    انجام خانه تكاني هاي روزانه، هفتگي، فصلي و سالانه توسط كاركنان به منظور مشاركت عمومي در آراستگي
•    آمادگي مستمر و لحظه اي محيط كار براي بازديدهاي غير مترقبه مشتري و هر بازديد كننده مهم ديگر از محيط كار

عوامل موفقیت اجرای نظام  5S

برخی از عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق نظام آراستگی 5S عبارتند از:
•    حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی 5S
•    بستر سازی، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه
•    آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد ها و مکانیزم عملکرد در نظام 5 اس
•    انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام 5S
•    مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S
•    تهیه دستورالعمل های اجرایی ، چک لیست های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی 5S
•    تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی 5S
•    تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *